プロセスとは

いったい「プロセス」とは何のことを指して、何をどのようにすれば良いのだろうか。

まずは「プロセス」と言う言葉で求められている意味から知っていくと良いでしょう。

ISO9001での定義上は「インプットをアウトプットに変換する。相互に関連するまたは相互に作用する一連の活動」となっていますが、これを見ても何となく難しい感じがしますよね。

簡単に考えると「活動」なので、自分たちのやっているお仕事を明確にするのですが、その際に「インプット」と「アウトプット」も含めて明確にして行きましょう、と言うことになります。

インプットとアウトプット

ここでの「インプット」とは、自分たちの業務に対して、他部門（もしくは前工程）から得られる必要な「モノ」となります。「モノ」とは、情報やデータ、そして実際に何かを作り上げるような「物＝資材」やサービスなどが挙げられます。そしてお仕事してく中で、これらの「モノ」を使って、新しい何かを「加工」したり、「分析」「変換」「改善」していくことが業務ということではないでしょうか。

作り上げられた新しい「モノ」は次の部門や担当者に引き渡されて行きますよね。これが「アウトプット」となります。

つまり、みなさんが普段行っている業務は、何らかの意味でプロセスに相当しているものと考えても過言ではありません。部や課と言った組織の中では、それぞれの担当者が組織というチームの中で、自分たちのチームに入ってくる「インプット」を業務という作業の中で「アウトプット」として次のチームの「インプット」へつなげていくのです。

一方で、みなさんのお仕事って何ですか？って説明することがあるかと思いますが、それはやっていることを示すことが多いのかと思います。ただし、「プロセス」と言うと、そこに「インプット」と「アウトプット」を明確にして、何を受け入れて、何を次の担当者に渡すのかを見えるようにする、という考え方をすれば良いのではないでしょうか。

プロセスの関係性を明確にする

この各プロセスのリレー的なものがフローと呼ばれる形となるわけですが、これがつながると、一連の「モノづくり」という形に整合することができます。つまり、それぞれの「プロセス」の「関係性」が見えてきて、それらがどのような役割を示しているかの「作用」がはっきりしてくるのです。そして、顧客から得られた情報から、製品やサービスを作り上げ、新たな形として顧客に引き渡していくという体系が構築できるのです。

最終的には顧客に満足してもらうことが企業としての目的ですから、このプロセスという形で整合して見える化することで、顧客にとっても業務の透明性と統制が明確になることで信頼感が生まれます。

このため、プロセスアプローチの基礎となるプロセスの正しい理解と構築は、たいへん重要な品質マネジメントシステム（QMS）の構築ステップのひとつであり、まずは、この「プロセス」をチームという単位にある程度細かく分割して、それぞれの活動している内容を整理してくことで、みなさんの「プロセス」を構築して行くことになります。

このことから、小さな「プロセス」の「インプット」と「アプトプット」を明確にしていくこと、そしてこれらの「プロセス」との「相互への関係性と作用」が途切れることのないよう整合しておくことが大局的には大切となります。 このような観点から、みなさんの「プロセス」をぜひ今一度ご確認できると良いですね。

今回もご覧いただきありがとうございました。